Datenschutzerklärung Europass

Der OeAD-GmbH ist es ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anver-trauen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

 

  1. Allgemeine Rechtsgrundlagen
  2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
  3. Einwilligung und Recht auf Widerruf
  4. Ihre Rechte
  5. Allgemeines zu den Online-Services (Websites, Newsletter, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung)
  6. Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse
  7. Nutzung des Newsletter-Services
  8. Anfragen per E-Mail
  9. Versand von Druckwerken
  10. Anmeldung zu Veranstaltungen
  11. Online-Service "Europass Mobilitätsnachweis"

1. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung), insbesondere: 

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Datenschutzgesetz (DSG)
Telekommunikationsgesetz (TKG)
Entscheidung Nr. 2241/2004/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Dezember 2004 über ein einheitliches gemeinschaftliches Rahmenkonzept zur Förderung der Transparenz bei Qualifikationen und Kompetenzen (Europass) 
OeAD-Gesetz

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Nationale Europass Zentrum Österreich (NEC Österreich), dessen Rechtsträgerin die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien ist. Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

Im Rahmen unserer elektronischen Datenverarbeitung beauftragen wir IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen.

3. Einwilligung und Recht auf Widerruf

3.1 Einwilligung

Ist für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung notwendig, verarbeiten wir diese erst nach Vorliegen Ihrer Einwilligung.

3.2 Minderjährige Personen

Grundsätzlich verarbeiten wir keine Daten minderjähriger Personen aufgrund von Einwilligungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO. Mit Ihrer Nutzung unserer Online-Services (Website, Newsletter, Veranstaltungsanmeldung) bestätigen Sie, dass Sie das 16. Lebensjahr vollendet haben oder die Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters/Ihrer gesetzlichen Vertreterin vorliegt.

3.3 Widerruf

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse widerrufen: datenschutz@oead.at. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden durch einen Widerruf jedoch nicht berührt. Cookies und Tracking können durch Ihre entsprechenden Browser-Einstellungen geblockt oder über unserer Website gemäß Punkt 6.4 widerrufen werden.

4. Ihre Rechte

4.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit

Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

4.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte

Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

5. Allgemeines zu den Online-Services (Websites, Newsletter, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung

5.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität

Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage per E-Mail stellen, Informationsmaterial anfordern, sich für einen unserer Newsletter registrieren oder sich zu einer Veranstaltung anmelden, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Übermittlung von Informationsmaterial, zum Versand unserer Newsletter und zur Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen. Ebenso müssen wir Daten zum Nachweis unserer Tätigkeit insbesondere gegenüber unseren Auftraggebern (Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, BMBWF, Europäische Kommission, u. a.) sowie für die allfällige Geltendmachung von Ansprüchen speichern. Nähere Angaben finden Sie in den jeweiligen Abschnitten zu den einzelnen Online-Services.

5.2 Maßnahmen zur Datensicherheit

Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix "https://" in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln - etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen - können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden. Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server mittels TLS verschlüsselt werden.

6. Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse

 

6.1 Datenerhebung

Wenn Sie unsere Website besuchen, verzeichnet der Web-Server unseres IT-Dienstleisters zum Zweck der Systemsicherheit und für Zugriffsstatistiken 3 Monate den Domain-Namen oder die IP-Adresse des anfragenden Geräts sowie das Zugriffsdatum, die Dateianfrage des Clients (Dateiname und URL), den HTTP Antwort-Code und die Website, von der aus Sie uns besuchen und die Anzahl der im Rahmen der Verbindung transferierten Bytes. Ferner kommen auf unseren Internetplattformen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz.

6.2 Cookies

Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, wiederholte Aufrufe unserer Website zu erkennen sowie die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers und den Informationen unter Punkt 6.4. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben zur Wiedererkennung eines erneuten Besuchs unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

6.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse

Wir verwenden die Software Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit dieser Software können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information werden über Cookies (siehe Punkt 6.2) und Web Beacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden lediglich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken dort gespeichert. Es werden nur die ersten sechs Stellen der IP-Adresse gespeichert (z.B. 192.168.xxx.xxx), wodurch lediglich eine ungefähre Lokalisierung nach Regionen möglich ist. Diese anonymisierten Daten werden nicht mit weiteren personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung unserer Websites werden nicht an Dritte weitergegeben.

6.4 Widerspruch gegen Tracking

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

Widerspruch

6.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch Bekanntgabe von personenbezogenen Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachvollziehen und die Sicherheit des ordnungsgemäßen Betriebs sicherstellen zu können.

7. Nutzung des Newsletter-Services

7.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, An- und Abmeldung, Zweckbindung

Sie können sich auf unseren Websites für einen oder mehrere unserer Newsletter anmelden, dies erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Wir benötigen jedenfalls Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Einwilligung zum Bezug des/der Newsletter/s. Ohne die Bekanntgabe dieser Daten ist die Übermittlung unserer Newsletter nicht möglich. Um Sie zielgerichtet mit Informationen zu versorgen, ist es außerdem notwendig, dass Sie wählen, ob Sie sich als Vertreter/in einer Institution oder als Privatperson anmelden. Für Institutionsangehörige erheben und verarbeiten wir den Namen Ihrer Institution sowie freiwillige Angaben zu Ihrer Funktion und Abteilung. Sollten Sie unsere Printprodukte erhalten wollen, benötigen wir außerdem Ihre Postanschrift. Um Sie gezielt zu Veranstaltungen einladen zu können, die für Sie relevant sind, können Sie Ihre Themeninteressen angeben. Sie können sich von unseren Newsletter-Angeboten abmelden, indem Sie in unserem Abo-Service-Bereich hier selbst die Abmeldung vornehmen oder den Abmelde-Link am Ende unserer Newsletter anklicken.

7.2 Interne Kennzeichnungen

Die OeAD-GmbH wird gegebenenfalls Ihrem Datensatz aufgrund ihrer Institutionszugehörigkeit internen Zuordnungen zu Zielgruppen hinzufügen (z.B. Gremien, Institutionen im Bildungssektor). Dies geschieht aufgrund unseres überwiegenden Interesses, um Sie im Sinne des OeAD-Gesetzes noch gezielter mit Informationen über die Services der OeAD-GmbH versorgen zu können. Sie können natürlich auch diesbezüglich Ihre Rechte gemäß Abschnitt 4 (inkl. Auskunft, Widerruf oder Löschung) geltend machen.

7.3 Kein Tracking der Newsletter-Nutzung

Auf die Möglichkeiten zum Tracking des Öffnungs- und Klickverhaltens verzichten wir zum Schutz Ihrer persönlichen Daten.

7.4 Weitergabe von Daten für den Newsletterversand

Die Daten zum Versand unserer Newsletter (Name, E-Mail-Adresse etc.) werden auf Basis eines Auftragsverarbeitervertrags nach Artikel 28 DSGVO an "The Rocket Science Group, LLC" - Betreiber der Plattform und des Programms MailChimp (http://www.mailchimp.com) - mit Sitz in den USA weitergegeben. Das Unternehmen hat ein aufrechtes Zertifikat nach dem US-Privacy-Shield (https://www.privacyshield.gov/). Die Europäische Kommission hat das Regelwerk zum Privacy Shield und dem so generierten Schutzlevel im Wege eines Angemessenheitsbeschlusses als dem europäischen Schutzlevel entsprechend anerkannt. Datenschutzerklärung MailChimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/

7.5 Ansprechpartner/innen in der OeAD-GmbH für Auskunft, Berichtigung und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Versand unserer Newsletter (auch An- und Abmeldung) können Sie selbst in unserem Abo-Service-Bereich hier eingeben oder ändern. Alternativ und für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an adressen@oead.at.

7.6 Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 1, 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 lit a (Einwilligung) und lit e DSGVO (Wahrnehmung unseres gesetzlichen Auftrags zur Öffentlichkeitsarbeit in unserem Aufgabenbereich). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Newsletter-Service, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht. Sollten Sie nach der Registrierung Ihrer E-Mail-Adresse binnen zwei Tagen keine Angaben zu Name und gewünschten Services eintragen, wird Ihre E-Mail-Adresse wieder gelöscht.

8. Anfragen per E-Mail

8.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Anfragen per E-Mail an uns werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Daten, die Sie uns per E-Mail uns bekanntgeben , geben wir ohne Ihre Einwilligung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weiter. Wir verwenden Sie lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

8.2 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Z 1, 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

9. Versand von Druckwerken

9.1 Bestellung von Druckwerken

Europass-Informationsbroschüren und Mappen, sowie andere gedruckte Informationsmaterialien der OeAD-GmbH können kostenfrei unter Angabe der für den postalischen Versand nötigen personenbezogenen Daten bestellt werden. Mit der Bestellung willigen Sie ein, dass sämtliche von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich im Zuge des Informationsversands verarbeitet und gespeichert werden. Diese Daten werden nur an Versand- und Druckdienstleister zum Zwecke des postalischen Versands weitergegeben.

9.2 Auftragsverarbeiter

Im Rahmen des Versands von Druckwerken beauftragen wir auch Postversanddienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Auch diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen.

9.3 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 lit a (Ihre freiwillige Einwilligung anlässlich Ihrer Bestellung), lit c (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) und lit f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, die Empfänger/innen der versandten Publikationen den finanzierenden öffentlichen Stellen [Europäische Kommission, BMBWF] nachweisen zu können). Ihre in Zusammenhang mit der Bestellungen zum Versand der Printprodukte erfassten Daten werden dementsprechend 10 Jahre aufbewahrt und dann gelöscht.

10. Anmeldung zu Veranstaltungen

10.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Ihre bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen angegebenen Daten werden zur Vorbereitung, ggf. zur Übermittlung von Veranstaltungsunterlagen, zur Durchführung der Veranstaltung, zur Dokumentation der Veranstaltung (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), ggf. zur Übermittlung von Vortragsunterlagen sowie zur Veranstaltungsdokumentation und zur Evaluierung der Veranstaltungen verarbeitet und gespeichert. Mit Ausnahme von Punkt10.2 werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Mit der Anmeldung erteilen Sie auch die Zustimmung zur Verarbeitung und zur Veröffentlichung von auf der Veranstaltung angefertigten Fotos und Videos zur Dokumentation, in Publikationen der OeAD-GmbH oder im Internet.

10.2 Weitergabe von Daten an Referent/innen, andere Veranstaltungsteilnehmer/innen, Kooperationspartner und Auftraggeber

Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referent/innen und des fachlichen Austauschs der Teilnehmer/innen untereinander werden Name und Institution an die Referent/innen bzw. anderen Teilnehmer/innen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben. Ebenso müssen diese Angaben, ergänzt um Ihre Unterschrift zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, an unseren Eigentümer (Republik Österreich) und den jeweiligen Auftraggeber der Veranstaltung (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) zum Nachweis über die Durchführung und Beteiligung an der Veranstaltung übermittelt werden. Zur Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung kann es auch erforderlich sein, die Teilnehmer/innenliste an Kooperationspartner, mit welchen die konkrete Veranstaltung abgewickelt wird, weiterzugeben.

10.3 Widerruf zur Zustimmung zur Nutzung von Fotos und Videos

Wir weisen darauf hin, dass auf den Veranstaltungen Fotos und Videos zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Veröffentlichung in Publikationen und elektronischen Medien angefertigt werden. Wenn Sie nicht auf diesen zur Veröffentlichung bestimmten Fotos bzw. Videos abgebildet sein wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht (einzelne Personen erkennbar) fotografiert bzw. gefilmt wird. Die Verwendung dieser Fotos und Videos kann nachträglich durch Nachricht an datenschutz@oead.at widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos und Videos wird umgehend nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos bzw. Videos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt.

10.4 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse der OeAD-GmbH zur Dokumentation der Veranstaltung gegenüber Eigentümer und Auftraggebern sowie zur Durchführung der uns gesetzlich vorgeschriebenen Öffentlichkeitsarbeit). Die Daten werden zu Nachweis- und Kontrollzwecken gegenüber den die Veranstaltung finanzierenden Stellen (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission)und ihren Kontrollorganen (z.B. Rechnungshof) zehn Jahre ab Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht.

11. Online-Service "Europass Mobilitätsnachweis"

11.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Das gegenständliche Online-Tool bietet Entsendeorganisationen die Möglichkeit, einen "Europass Mobilitätsnachweis" für Teilnehmer/innen an Lernaufenthalten in Europa auszustellen. Dabei werden die im Zielland gemachten Erfahrungen und die dort erworbenen Kompetenzen mit Hilfe der Datenbank beschrieben. Durch die Bestätigung beider Organisationen und einen Datenabgleich mit der OeAD-GmbH/Nationalagentur über die Dauer der geförderten Mobilität erhält der Europass Mobilitätsnachweis seine Gültigkeit. Die von Ihnen in dieser Anwendung freiwillig bekannt gegebenen Daten werden ausschließlich für die Ausstellung der Europass Mobilitätsnachweise verwendet.

Wenn Sie dieses Online-Tool besuchen, verzeichnet unser Web-Server zum Zwecke der Systemsicherheit und zur Nachvollziehbarkeit von Fehlern 3 Monate den Domain-Namen oder die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf dieses Tool zugreifen, sowie das Zugriffsdatum, die Dateianfrage des Client (Dateiname und URL), den http-Antwort-Code und die Website, von der aus Sie uns besuchen und die Anzahl der im Rahmen der Verbindung transferierten Bytes. Es werden auf der Website des Online-Tools keine Cookies gesetzt.

Für die Erstellung des Europass Mobilitätsnachweises ist eine Online-Anmeldung nötig. Die hier erfragten personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Anmeldung, Passerstellung und Programmdurchführung auf Servern unseres Providers gespeichert. Die Daten der Europass antragstellenden Einrichtung (nicht die der eigentlichen Europass Empfänger) werden statistisch ausgewertet.

Die antragstellende Einrichtung ist verpflichtet, vor Übermittlung von personenbezogenen Daten der Europass Empfänger/innen (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Angaben zu Dauer, Ziel und Zwecken des Auslandsaufenthalts) an die OeAD-GmbH deren Einwilligung zur Übermittlung der Daten an die OeAD-GmbH und die Gastinstitution zum Zwecke der Ausstellung eines Europass Mobilitätsnachweises einzuholen. Die Europass Empfänger/innen sind dabei auf die gegenständliche Datenschutzerklärung hinzuweisen, unter anderem wie sie ihre Rechte nach DSGVO gegenüber der OeAD-GmbH geltend machen können.

Daneben besteht auch zusätzlich die Möglichkeit, dass Europass Empfänger/innen freiwillig selbst ihre Daten eingeben und nach Bestätigung durch die Gastorganisation und die OeAD-GmbH/Nationalagentur einen Europass Mobilitätsnachweis erhalten.

Als registrierter Antragsteller können Sie sich jederzeit einloggen und ihren eigenen Angaben und die Angaben der durch Sie erstellten Europass Mobilitätsnachweise ändern. Sollten Sie länger als 15 Minuten eingeloggt sein, ohne eine Eingabe oder Aktion durchzuführen, meldet Sie das System automatisch ab und Sie werden aufgefordert, sich erneut einzuloggen.

Auch die Europass Empfänger/innen können sich einloggen, um ihre Daten einzusehen und gegebenenfalls zu ändern. Um Ihnen den Europass Mobilitätsnachweis als pdf-Dokument zur Verfügung zu stellen, wird das Dokument auf dem Server unseres Dienstleisters erzeugt und dann über das https-Protokoll an Ihren Client übertragen. Die erzeugten Dokumente werden jede Nacht automatisch vom Server gelöscht und bei der nächsten Anforderung durch Sie wieder neu erzeugt.

11.2 Weitergabe an Dritte

Die erfassten Daten werden lediglich von Mitarbeiter/innen der OeAD-GmbH, welche zur Datenverschwiegenheit verpflichtet wurden, in bestimmten Fällen überprüft, um die Einhaltung der EU-Richtlinien für die Ausgabe des Europass Mobilitätsnachweises zu gewährleisten. Eine Weitergabe der Daten (sowohl Ihrer Daten als auch der personenbezogenen Daten der Empfänger/innen) an Dritte (wie z.B. Europäische Kommission) erfolgt nicht.

11.3 Ansprechpartner/innen für Auskunft, Berichtigung, Widerruf oder Löschung

Wenn Sie Auskunft über Ihre gespeicherten Daten haben möchten, Ihre Daten berichtigen wollen (sofern Sie dies nicht selbst im Online-Tool vornehmen können) oder eine gänzliche Löschung Ihrer Daten wünschen, senden Sie bitte ein E-Mail an mobilitaetsnachweis@oead.at. Alternativ können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten der OeAD-GmbH unter datenschutz@oead.at wenden.

11.4 Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikel 6 Absatz 1 lit a DSGVO (Ihre Einwilligung bzw. Einwilligung der Europass Empfänger/innen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten) sowie lit f (Verarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses Ihrer Einrichtung und des Teilnehmers/der Teilnehmerin an der Ausstellung eines anerkannten Europass Mobilitätsnachweises) und der Entscheidung Nr. 2241/2004/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Dezember 2004. Die erfassten Daten werden prinzipiell für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt, um auf Wunsch auch später nochmals Europass Mobilitätsnachweise erzeugen zu können, und danach automatisch gelöscht. Auf Wunsch können die individuellen Daten auch früher gelöscht werden - siehe Abschnitt 4.